7 способов улучшить коммуникацию с распределённой командой

Когда команда состоит из удалённых сотрудников, наладить конструктивную коммуникацию может быть не так уж просто. Впрочем, существует несколько эффективных способов, которые помогут вам значительно её улучшить.

Когда команда состоит из удалённых сотрудников, наладить конструктивную коммуникацию может быть не так уж просто. Впрочем, Мэтт Бойд (Matt Boyd), сооснователь проекта Sqwiggle (приложения для работы с удалённой командой), решил поделиться несколькими эффективными способами, которые помогут вам значительно её улучшить.

Работать удалённо может быть чрезвычайно сложно, ведь часто основными врагами становятся разница во времени и ощущение одиночества. В такие моменты, когда общение далеко от идеального и ситуация, похоже, выходит из под контроля, может показаться хорошей идеей собрать всех членов команды в реальном офисе.

И такие моменты бывают у всех.

Когда это происходит, важно сохранять спокойствие и не принимать поспешных решений, о которых вы затем сможете пожалеть. Тем более, что есть несколько способов объединения удалённой команды и оптимизации вашего общения.

И главное помнить, что коммуникация в любой организации, а особенно – в распределённых командах – должна стать краеугольным камнем корпоративной культуры.

Перебор с инструментами затрудняет общение

Конечно, использовать разнообразные инструменты в работе – это удобно, но злоупотреблять ими тоже не стоит. Иногда руководители склонны внедрять слишком большое количество разнообразных средств связи для общения удалённой команды, что только обескураживает сотрудников. Например, используют WordPress для внутренних блогов, Hipchat для обсуждений проблем командой, Trello для планирования проектов, Skype для видео общения и электронную почту, если ничто другое не срабатывает.

Я бы рекомендовал свести количество рабочих инструментов до одного или двух. Использование только одного инструмента позволит создать центр компании — место, где будут вестись обсуждения. И какой бы при этом инструмент ни использовался, у команды появится ощущение «жизни» проекта, его цента, стабильности, а не разбросанности.

Возьмите на работу тех, кто умеет общаться

Когда команда разбросана по всему миру, приходится особенно ценить сотрудников со способностью улаживать щекотливые моменты и эффективно доносить необходимую информацию, особенно если ваша корпоративная культура основана на коммуникации персонала. Каждая организация должна иметь базовое понимание простых правил эффективного общения.

А люди, которым дано эффективно общаться, могут помочь своим коллегам-интровертам тоже стать более общительными.

Пассивная коммуникация

Разность часовых поясов – одна из основных проблем распределённых команд. Исходя из невозможности устранить саму проблему, необходимо сразу же определить способы пассивной, или асинхронной, коммуникации.

Нужно оговорить, какой способ коммуникации команда будет использовать, когда часть сотрудников недоступна.

В этом смысле электронная почта становится очень удобной. Что хорошо в электронной почте – это то, что она не съедает ваше время. Вы можете выбрать, читать ли вам письма, имеют ли они к вам отношение и, кроме этого, это отличный способ всё время оставаться на связи.

Разница во времени

Общение в режиме реального времени – это замечательно, но в силу разности часовых поясов, это не всегда возможно. Что поделаешь, нужно тщательно спланировать график своей работы – так, чтобы вы смогли максимальное время проводить вместе.

Проверенное правило – нужно 2+ часа работать всем вместе. Это даст вам достаточно времени для обсуждения наиболее важных вопросов дня. Кроме того, вы будете знать, когда можно спокойно уйти, а когда работать над задачами, поставленными в период совместной работы с коллегами.

При правильном использовании – это может быть мощным средством повышения производительности труда, планирования коммуникаций и налаживания отношений между членами команды.

Проводите вместе время «в реале»

Один очень важный момент, который влияет на успешность команды – это общение в неформальной обстановке. Ничто не может заменить разговор глаза в глаза, болтовню за чашечкой кофе или командные игры.

Совместное времяпрепровождение, коллективные мероприятия – отличный способ лучше узнать личностные качества своих сотрудников.

Общайтесь в режиме видео конференции

Один из недостатков работы в удалённой команде – постоянное чувство одиночества. Работа в реальном офисе имеет неоспоримое преимущество, позволяя общаться сотрудникам и видеть лица друг друга. Есть что-то очень важное в возможности подойти к приятелю, хлопнуть его по плечу и сообщить что-то интересное.

Подобную среду можно воссоздать, работая весь день в режиме видео конференции. Вы сможете приходить и уходить, когда угодно, или приглушить микрофон, если нужно. Это создаст ощущение общности, которое невозможно почувствовать при общении в режиме чата.

Сделайте так, что бы вас могли найти в любое время

Это стартап, и всё может случиться. Если вы работаете в режиме бета, или только выпустили свой продукт — небольшие неполадки обычная вещь.

Именно то, как вы среагируете на происшествия, определит успех разрешения всей ситуации. И тут ключевую роль играет доступность руководителя, но если вас разделяет расстояние, могут возникнуть сложности.

Наилучший способ решения этой проблемы – создать точный протокол действий, которому необходимо будет следовать, если что-то пойдёт не так. Отличное решение — сервис синхронизации данных IFTTT, к нему нужно подключить Gmail и SMS и создать «рецепт», согласно которому к вам автоматически придёт текстовое сообщение, когда кто-то отправит письмо с конкретной темой, указывающей, что что-то произошло.

Например, если вы напишете «сервер упал» после 11 вечера, IFTTT поймет, что необходимо отправить текстовое сообщение, предупреждающее о проблеме.

Вывод

Независимо от обстоятельств, всегда нужно стараться улучшать коммуникацию в распределённой команде. Коммуникация — один из ваших главных активов, так что не упустите шанс улучшить её.